Marius Link

Marius Link, Azubi bei der Frauhofer-Einrichtung IWKS
Marius Link, Azubi bei der Frauhofer-Einrichtung IWKS

Das ist Marius Link. Mit 17 Jahren hat er im September 2017 eine Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement begonnen. Marius wünschte sich eine erfolgreiche Ausbildung am Fraunhofer IWKS als Basis für eine erfolgreiche berufliche Zukunft. In seiner dreijährigen Ausbildung konnte er in folgenden Bereichen einen Einblick erhalten: Empfang, Marketing, Sekretariat, Reise, Einkauf, Controlling und Personal. Im Sommer 2021 hat er erfolgreich die Ausbildung absolviert und freut sich, weiterhin ein Teil des Fraunhofer IWKS zu sein.

Im Folgenden wird Marius euch ein wenig von seiner Ausbildung mit dem Fraunhofer IWKS als Ausbildungsbetrieb erzählen.



Der Ausbildungsablauf im Überblick

Die Fraunhofer-Einrichtung IWKS besteht aus zwei Standorten, dem bayerischen Alzenau und dem hessischen Hanau. Nach der Fertigstellung und Einweihung des Neubaus im Jahr 2020 in der Brentanostraße, verschmolzen die ehemals separaten Verwaltungs- und Laborgebäude zu einem gemeinsamen Forschungsgebäude. Auch in Hanau-Wolfgang wurde im Jahr 2020 ein Neubau fertiggestellt und eröffnet. 

Was hat das für die Ausbildung zu bedeuten?

Da der Großteil der Verwaltung in Alzenau sitzt, bin ich auch hauptsächlich hier tätig. In der ersten Woche wurden mir die Räumlichkeiten und die Laborräume gezeigt, was sehr interessant war. Um einen Überblick über die Arbeit der Fraunhofer-Einrichtung IWKS zu bekommen, durchlief ich danach für je zwei Wochen die verschiedenen Abteilungen der Verwaltung. Nachdem ich alle Abteilungen einmal durchlaufen hatte und mir somit einen ersten Überblick verschaffen konnte, begann nun eine Zeit, in der ich jede Abteilung und deren Arbeitsschwerpunkte für einen längeren Zeitraum kennenlernen sollte.

Betrieb, Berufsschule und Gehalt

Die Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement ist eine klassische duale Ausbildung. Das bedeutet, dass die Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule stattfindet. Ich bin zwei Tage pro Woche in der Schule und die restlichen drei Tage der Woche im Betrieb. Der durchschnittliche Verdienst liegt laut Ausbildung.de im ersten Lehrjahr bei 760 € , im zweiten bei 810 € und im dritten bei 860 €. Damit liegt das Ausbildungsgehalt bei Fraunhofer über dem Durchschnitt. Die Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement ist aus den drei Ausbildungsberufen Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation entstanden und wurde dementsprechend komplett neu strukturiert. Aktuell bin ich in der Abteilung Marketing und Presse, wo ich entlang meines Ausbildungsplans und den darin enthaltenen Vorgaben, unter anderem den Umgang mit Informationsmedien, wie zum Beispiel der Webseite erlerne. 

In diesem Register beschreibe ich die Arbeitsschwerpunkte der Abteilungen, die ich in meiner Ausbildung durchlaufen werde. 

Aufgaben im Controlling

  • Kalkulation- und Projektanlagen
  • Projektüberwachung, -Auswertung und -Controlling
  • Controlling auf der Ebene der Organisationseinheiten/Abteilungen
  • Monatliches Reporting und Ertragsüberwachung

Aufgaben im Einkauf

  • Bestellung von Materialien, Dienstleistungen und Investitionen
  • Kassenführung und Prüfung des Bankkontos
  • Buchung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Ablage und scannen der Rechnungen

Aufgaben am Empfang

  • Begrüßung der Kunden und Besucher
  • Bewirtung von Konferenzräumen
  • Organisation und Kontrolle des Fuhrparks
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

Aufgaben im Marketing und der PR

  • Erstellung von Newslettern, Presseartikeln, Postern, Flyern und Broschüren
  • Aufbau, Pflege und Betreuung des Internets und Intranets
  • Erstellung von Facebook-Beiträgen und anderen Social-Media-Kanälen
  • Kontakte für Pressemeldungen knüpfen / Pressearbeit
  • Arbeiten mit dem CRM-Tool
  • Gestaltung von Printmedien
  • Zuständig für Präsentationen
  • Grafik- und Gestaltungsarbeiten
  • Kundenpflege
  • Betreuung von Medienvertretern
  • Strategieentwicklung
  • Messen & Veranstaltungen
     

Aufgaben des Personals

Personalbetreuung

  • Personal-Bedarfsplanung
  • Erstellung von Arbeitsverträgen
  • Zuständig für alle sozialen Belange wie Urlaub, Krankheit, etc.
  • Regelung des Entgelts
  • Durchführung von Versetzungen, Höhergruppierungen, Kündigungen
  • Ausstellung von Arbeitszeugnissen
  • Überwachung von Arbeitnehmerrechten
     

Personalentwicklung

  • Strategische Ausarbeitung des Weiterbildungsbedarfs
  • Unterstützung bei der Wahl und der Durchführung für die berufliche und oft auch persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter/Innen
  • Controlling des Weiterbildungsbudgets  
  • Organisation und Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen


Recruiting / Personalbeschaffung

  • Stellenausschreibungen
  • Pflege des Bewerbersystems
  • Unterstützung bei der Auswahl
  • Vorbereitung und Begleitung der Vorstellungsgespräche
  • Vorbereitung der Einstellung

Aufgaben im Bereich Reise

  • Reiseabrechnung von ein- oder mehrtägigen Inlandsreisen
  • Vorbereitung von Auslandsreisen für die Zentralverwaltung
  • Ablage und scannen der Dienstreisen

Aufgaben des Sekretariats

  • Reisemittelbuchung für Dienstreisen
  • Anmeldungen zu Veranstaltungen, Messen oder Kongressen
  • Buchung der Arbeitsräume für interne Besprechungen
  • Terminvereinbarungen nach Absprache mit externen Kunden
  • Bestellung von Büromaterialien
  • Prüfen von Rechnungen
  • Verwaltung der Büroschlüssel
  • Vertretung im Bereich Empfang und Bewirtung
  • Koordinationsstelle für standortansässige Dienstleistungen