Ausbildung bei der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS

Marius Link, Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement berichtet

Ausbildung bei der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS

Marius Link, Azubi bei der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS

Marius Link, Azubi bei der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS

Mein Name ist Marius Link und ich bin seit dem 1. September 2017 Auszubildender bei der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS. Ich bin 17 Jahre alt und absolviere meine Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement. Ich denke eine Ausbildung ist die Basis für eine erfolgreiche berufliche Zukunft. Darum habe ich mich bei einem so namenhaften Unternehmen wie Fraunhofer beworben. In den nächsten 3 Jahren durchlaufe ich nun folgende Bereiche: Empfang, Marketing, Sekretariat, Reise, Einkauf, Controlling und Personal. Außerdem besteht die Möglichkeit, auf 2,5 Jahre zu verkürzen.



Der Ausbildungsablauf im Überblick

Die Fraunhofer-Projektgruppe IWKS besteht aus zwei Standorten, dem bayerischen Alzenau und dem hessischen Hanau, wobei der Standort Alzenau aus zwei Teilen besteht. Dem Verwaltungsgebäude und dem Laborgebäude. Des Weiteren sind zwei Abteilungen der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS in den Hallen der Nukem. Nach der Fertigstellung des Neubaus in der Brentanostraße, welcher voraussichtlich 2019 sein wird, werden diese Abteilungen auch in das eigene Forschungsgebäude umziehen. Auch in Hanau wird gebaut. Der Neubau dort wird voraussichtlich ebenfalls in 2019 fertiggestellt sein. Momentan sind sie aber noch im Industriepark-Wolfgang in den Räumen der Firma Umicore angesiedelt. 

Was hat das für die Ausbildung zu bedeuten?

Da der Großteil der Verwaltung in Alzenau sitzt, bin ich auch hauptsächlich hier tätig. In der ersten Woche wurden mir die Räumlichkeiten und die Laborräume gezeigt, was sehr interessant war. Um einen Überblick über die Arbeit der Fraunhofer-Projektgruppe IWKS zu bekommen, durchlief ich danach für je zwei Wochen die verschiedenen Abteilungen der Verwaltung. Nachdem ich alle Abteilungen einmal durchlaufen hatte und mir somit einen ersten Überblick verschaffen konnte, begann nun eine Zeit, in der ich jede Abteilung und deren Arbeitsschwerpunkte für einen längeren Zeitraum kennenlernen sollte.

Betrieb, Berufsschule und Gehalt

Die Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement ist eine klassische duale Ausbildung. Das bedeutet, dass die Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule stattfindet. Ich bin zwei Tage pro Woche in der Schule und die restlichen drei Tage der Woche im Betrieb. Der durchschnittliche Verdienst liegt laut Ausbildung.de im ersten Lehrjahr bei 760€ , im zweiten bei 810€ und im dritten bei 860€. Damit liegt das Ausbildungsgehalt bei Fraunhofer über dem Durchschnitt. Die Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement ist aus den drei Ausbildungsberufen Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation entstanden und wurde dementsprechend komplett neu strukturiert. Aktuell bin ich in der Abteilung Marketing und Presse, wo ich entlang meines Ausbildungsplans und den darin enthaltenen Vorgaben, unter anderem den Umgang mit Informationsmedien, wie zum Beispiel der Webseite erlerne. 

In diesem Register beschreibe ich die Arbeitsschwerpunkte der Abteilungen, die ich in meiner Ausbildung durchlaufen werde. 

Aufgaben am Empfang

  • Begrüßung der Kunden und Besucher
  • Bewirtung von Konferenzräumen
  • Organisation und Kontrolle des Fuhrparks
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

Aufgaben im Marketing und der PR

  • Erstellung von Newslettern, Presseartikeln, Postern, Flyern und Broschüren
  • Aufbau, Pflege und Betreuung des Internets und Intranets
  • Erstellung von Facebook Beiträgen und anderen Social Media Kanälen
  • Kontakte für Pressemeldungen knüpfen / Pressearbeit
  • Arbeiten mit dem CRM-Tool
  • Gestaltung von Printmedien
  • Zuständig für Präsentationen
  • Grafik- und Gestaltungsarbeiten
  • Kundenpflege
  • Betreuung von Medienvertretern
  • Strategieentwicklung
  • Messen & Veranstaltungen
     

Aufgaben des Sekretariats

  • Reisemittelbuchung für Dienstreisen
  • Anmeldungen zu Veranstaltungen, Messen oder Kongressen
  • Buchung der Arbeitsräume für interne Besprechungen
  • Terminvereinbarungen nach Absprache, mit externen Kunden
  • Bestellung von Büromaterialien
  • Prüfen von Rechnungen
  • Verwaltung der Büroschlüssel
  • Vertretung im Bereich Empfang und Bewirtung
  • Koordinationsstelle für standortansässige Dienstleistungen

Aufgaben im Bereich Reise

  • Reiseabrechnung von ein- oder mehrtägigen Inlandsreisen
  • Vorbereitung von Auslandsreisen für die Zentralverwaltung
  • Ablage und scannen der Dienstreisen

Aufgaben im Bereich Einkauf

  • Bestellung von Materialien, Dienstleistungen und Investitionen
  • Kassenführung und Prüfung des Bankkontos
  • Buchung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Ablage und scannen der Rechnungen

Aufgaben im Controlling

  • Kalkulation- und Projektanlagen
  • Projektüberwachung, -Auswertung und -Controlling
  • Controlling auf der Ebene der Organisationseinheiten/Abteilungen
  • Monatliches Reporting und Ertragsüberwachung

Aufgaben des Personals

  • Arbeitsunfähigkeitsmitteilungen erfassen
  • Fortbildungen für Mitarbeiter erfassen, prüfen und anmelden
  • Personalakten sortieren und Personalbriefkasten öffnen
  • Verwaltung der Mitarbeiterdaten
  • Zuständig für Zeiterfassung, Urlaub und Stellenausschreibungen
  • Unterstützung bei der Erstellung der Arbeitsverträge
  • Unterstützung bei der Personal-Bedarfsplanung
  • Unterstützung bei der Personalbetreuung und Personalentwicklung